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成都恩威道源电子商务有限公司档案管理规定
恩威道源商城 / 2017-11-28

成都恩威道源电子商务有限公司

档案管理规定

 

第一条 工作目标

为规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司档案室的统筹管理;二级管理是指各部门自行负责的档案管理。

2、档案室指派专门的档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集和管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,定期对二级档案管理进行一次检查。

第三条 归档制度

1、各部门需要上交的文件内容原则上根据公司现阶段工作安排,各部门凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理、账务往来等活动等具有参考利用价值的文件资料均属归档范围。具体内容界定见下表(初步安排):

 

各部门需移交档案室管理文件清单

 

部门名称

一级管理资料

 

二级管理资料

资料名称

移交资料的频次

 

 

会计凭证(本)

 

 

 

一月一交

 

 

 

其余财务凭证

 

财务报表(本)

会计账簿(套)

税务报表(本)

增值税抵扣联(套)

 

 

 

员工劳动合同

 

 

 

 

一年一交

 

 

 

 

其余人事

相关文件

 

管理办法、规章制度

月薪资福利表

员工在册人数(花名册)

员工公司部分社保缴纳情况统计表

员工培训、考核、晋级、获奖、处分等

供应商资质

 

半年一交

 

其余业务

相关文件

与供应商的签订合同

法务部

所有文件

半年一交

供货商签订协议

 

半年一交

 

其余业务

相关文件

网站商品价格审批文件

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

会签表

 

 

 

 

根据工作需要定期上交

 

 

 

 

其余文件

 

客户承诺书

委托书

会员名单

技术部核查数据表

会员身份证复印件

会员银行卡信息表

工作组计算依据

其他附件资料

 

 

 

 

 

审批表

 

 

 

根据工作需要定期上交

 

 

 

   其余文件

承诺书

合同

消费卡

身份证复印件

技术部、财务部核实依据

会员银行卡信息表

其他资料

客服部

文件统一执行二级管理,如有需要可向档案室提交

物流部

文件统一执行二级管理,如有需要可向档案室提交

行政部

文件统一执行二级管理,如有需要可向档案室提交

技术部

文件统一执行二级管理,如有需要可向档案室提交

编辑部

文件统一执行二级管理,如有需要可向档案室提交

2、凡属归档范围的文件资料,均由档案室集中统一管理,部门不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门必须自己保留的,档案室保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报档案室备案。

6、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印,归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度

1、公司档案室设立存放档案的专门库房,根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必须图物相符,账物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、档案管理人员要根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年定期据此整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、档案管理人员要严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于公司机密,任何人不得外借、外传。需要查阅本部门档案的,需由本部门负责人(或授权本部门员工)同意后,到档案管理员处登记后查阅;需跨部门查阅档案的,需经被查阅部门的负责人签字后,由发起部门的负责人同意后,到档案管理员处登记后查阅;如部门间协商不能达成一致的,报公司领导签字同意后查阅。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。重要档案、机密档案、合同原件等不得随意借阅,必须借阅的要经公司领导同意。

3、借阅档案,必须履行登记手续。

4、需要借出档案的,须经公司领导和档案管理部门、需要查阅档案部门的负责人共同批准。原则上借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经公司领导批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告档案室及时处理。

第六条 二级档案管理制度

1、各部门应根据自己的工作需求,管理好自己部门的二级档案,要求用文件夹或文件柜等分门别类,整齐存放。

2、如因工作需要,要求各部门上交二级档案,各部门应根据公司安排配合完成。

 

                                        成都恩威道源电子商务有限公司 

                                             2017年11月24日